Elektronska arhiva

Program Elektronska Arhiva je aplikaciono programsko rešenje koje služi za arhiviranje materijala. To je savremeno tehnološko rešenje arhiviranja svih vrsta materijala: dokumenata, projekata, predmeta, i planova.

• Zaduženje, razduženje, rezervacije, opomene, naručivanje...
• Skeniranje i prebacivanje materijala u elektronski format
• Baza korisnika
• Baza arhiviranog materijala
• Karton zaduzenja-razduzenja
• Kontrolisan pristup materijalima u skladu sa ovlašćenjima
• BAR-CODE
• Automatizovan popis

Tradicionalne arhive vremenom postaju glomazne sa mnoštvom raznog materijala, što ima za posledicu otežano pronalaženje i korišćenje. Elektronska evidencija vam pomaže da na radnom stolu u svakom trenutku imate celokupnu arhivu i da je koristite u skaldu sa pravima pristupa određenom materijalu.

Registracija i arhiviranje materijala se vodi po principima bibliotečkog poslovanja.

Materijali iz arhive se izdaju na korišćenje i o tome se vodi precizna evidencija. Za svakog korisnika se vodi karton zaduženja/razduženja, kašnjenja, opomena, itd. Materijali se mogu naručivati ako je arhive decentralizovana i rezervisati ako je materijal iz arhive na korišćenju.

Korisnici elektronske arhive, u skladu sa svojim ovlašćenjima, imaju mogućnost pristupa delovima aplikacije. Svaki korisnik arhive, na svojoj radnoj stranici, može pogledati i/ili štampati skenirane i u bazu podataka smeštena dokumenta, skice, planove i fotografije.

Upravljanje bazom podataka vrsi administrator, koji takođe i dodeljuje ili uskraćuje prava pristupa korisnicima, a arhivari vrše unos materijala u bazu podataka, i vrše zaduženje/razduženje arhive.

Papir se vremenom oštećuje i propada, zbog toga se određen deo arhive skenira i čuva u elektronskom formatu. Material koji se skenira moze biti do formata A0. U zavisnosti od vrste materijala, i njegove namene, oni se nakon skeniranja mogu i dodatno obrađivati uz pomoć ovog softvera. Moguće je izdvojiti određene delove, uvećati, menjati osvetljenje ili kontrast, kvalitet prikaza…i tako obrađeno štampati na štampacu do A0 formata. Ovako skeniran materijal i skladišten u bazu podataka je moguće pogledati i obrađivati sa bilo kog računara koji je u mreži.

Efikasan mehanizam pretrage ovog softvera omogućava pronalaženje svakog arhiviranog materijala u delu sekunde. Pretraga se vrši na osnovu zadatog kriterijuma, koji se poredi sa svim navedenim podacima u bazi.

Svaki material označava se sa BAR-CODE nalepnicama, koje imaju ulogu u lakšem pronalaženju, bržoj pretrazi, i imaju funkciju automatizovanog popisa materijala u arhivi.

Izgled programa - Elektronska arhiva